Office Manager / Executive Assistant

Fleet management

• Je beheert en optimaliseert het wagenpark op een strategische en efficiënte manier.
• Je coördineert samenwerkingen met leasingmaatschappijen, garages en andere partners en onderhandelt waar nodig over contracten.
• Je bewaakt kosten, verzekeringen, onderhoud en naleving van wettelijke verplichtingen.
• Je adviseert de organisatie rond een duurzaam en efficiënt gebruik van het wagenpark.

Document- en dossierbeheer & digitalisatie

• Je zorgt voor een gestructureerd en betrouwbaar document- en dossierbeheer binnen de organisatie.
• Je initieert en implementeert digitalisatieprojecten en optimalisaties van documentstromen.
• Je waakt over een correcte, duidelijke en toegankelijke documentatie van contracten en bedrijfsdossiers.

Legal, verzekeringen en compliance

• Je ondersteunt de CFO bij juridische, contractuele en compliance-gerelateerde dossiers.
• Je coördineert verzekeringspolissen, volgt schadedossiers op en beheert risico’s proactief.
• Je bereidt documentatie voor en begeleidt audits en interne controles.
• Je bent het aanspreekpunt voor externe stakeholders zoals verzekeraars, juridische adviseurs en auditors.

Klantenopvolging (back-up functie)

• Je fungeert als back-up binnen de klantenopvolging en zorgt voor continuïteit in de dienstverlening.
• Je behandelt inkomende telefoons en e-mails van klanten en vertegenwoordigers.
• Je staat in voor de aanmaak van nieuwe klanten en controleert hun kredietwaardigheid.
• Je werkt nauw samen met sales en logistiek bij de opvolging van geblokkeerde orders.

Office management en administratieve ondersteuning

• Je beheert en volgt kantooraangelegenheden op (leveranciers, onderhoudscontracten, faciliteiten, etc.).
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de HR-manager.
• Je bereidt directievergadering voor (inplannen, uitnodigingen, agenda opstellen, presentatie voorbereiden

Business support

• Je ondersteunt de directie bij operationele en organisatorische projecten.
• Je coördineert de opvolging van dossiers die meerdere afdelingen overstijgen.
• Je draagt actief bij aan een efficiënte, gestructureerde en professionele werking van de organisatie.

• Je behaalde een Bachelor diploma en hebt een eerste werkervaring achter de rug
• Je bent een echte doener: je neemt initiatief en pakt zaken proactief aan.
• Je houdt van variatie en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en prioriteiten.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar functioneert evengoed als een betrokken teamspeler.
• Je gaat uiterst discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
• Je denkt praktisch, oplossingsgericht en behoudt steeds het overzicht.
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en communiceert helder en professioneel.
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint en Word) en bent bereid je te verdiepen in AI tools.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.

• Een dynamische werkomgeving waar initiatief, ondernemerschap en samenwerking centraal staan.
• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen, in lijn met jouw ervaring en verantwoordelijkheden.
• Doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van jouw ambities, sterktes en interesses.